Validação educacional nas contratações: O que a lei prevê?

A validação educacional nas contratações é um procedimento muito utilizado nas contratações que exigem formação acadêmica. A checagem de diplomas, certificados e históricos escolares tem por finalidade confirmar a veracidade das informações prestadas, prevenir fraudes e entender se o candidato realmente possui a formação exigida para a função. Tendo em vista que o Tribunal Superior do Trabalho (TST), ainda não possui orientação jurisprudencial consolidada sobre o tema, cabe às empresas estruturar esse processo de forma juridicamente adequada, com critérios objetivos e alinhados à legislação, para reduzir riscos trabalhistas e eventuais contestações judiciais. Embora não haja uma Súmula do TST sobre o tema, decisões recentes do referido tribunal reforçam a necessidade de estabelecer critérios objetivos, como compatibilidade com a função e respeito à boa-fé. Desse modo, a condução inadequada da validação educacional pode gerar questionamentos judiciais e comprometer a contratação.

As empresas investigam o histórico acadêmico durante o processo seletivo?

Sim. Em determinadas vagas, as empresas solicitam o histórico acadêmico para analisar o desempenho do candidato. A intenção é identificar traços de disciplina, capacidade de aprendizado e nível de comprometimento. A exigência desse documento costuma ocorrer em programas de estágio e trainee, mas também pode ser adotada em cargos técnicos ou em setores em que o conhecimento formal é essencial para o exercício da função. Além disso, o histórico pode ser utilizado para comparar o empenho acadêmico de candidatos com trajetórias profissionais similares, ajudando o empregador a tomar uma decisão mais criteriosa.

Conferência de diplomas e certificados

A solicitação de diplomas e certificados de conclusão de cursos é comum para confirmar se o candidato frequentou, de fato, a instituição mencionada em seu currículo. Além disso, a empresa pode verificar diretamente junto à instituição de ensino a autenticidade dos documentos apresentados, sobretudo em cargos que exigem formação obrigatória ou certificações técnicas específicas.

Contato com instituições de ensino

Nos processos seletivos mais exigentes, é comum que o empregador entre em contato diretamente com escolas, universidades ou centros de formação para confirmar não apenas a autenticidade dos certificados, mas também o desempenho acadêmico do candidato. Com a digitalização dos serviços educacionais, muitas instituições oferecem atualmente soluções online para validação, facilitando essa verificação.

Uso de plataformas e bancos de dados de verificação

Cada vez mais empresas recorrem a sistemas automatizados e bancos de dados especializados que reúnem registros oficiais de instituições de ensino que permitem a consulta rápida de históricos escolares e diplomas, para que o processo seletivo seja mais ágil e seguro, além de reduzir o risco de fraudes.

Em que situações o histórico acadêmico é solicitado?

A exigência do histórico escolar tende a ocorrer em contextos bem específicos. Entre os mais comuns:

• Programas de trainee e estágio: o desempenho acadêmico ajuda a selecionar candidatos com maior potencial de desenvolvimento;
  
  
• Cargos técnicos e especializados: quando a formação é um requisito obrigatório ou quando o conteúdo aprendido tem relação direta com as funções da vaga;
  
  
• Carreiras acadêmicas e científicas: áreas de pesquisa, ensino e desenvolvimento científico costumam considerar com atenção o histórico escolar;
  
  
• Altos cargos: Diretoria, conselhos, CFO e outros cargos de relevância dentro da organização.
  
  

É obrigatório apresentar o diploma ou o histórico acadêmico no processo seletivo?

A apresentação do diploma ou do histórico acadêmico não é obrigatória por lei, mas é um requisito definido pela empresa.

A exigência costuma ser mais frequente em vagas de nível técnico e superior, concursos públicos e em posições estratégicas em que a formação formal é necessária para o exercício da função.

Quando o diploma ou histórico acadêmico é solicitado, o candidato deve apresentá-lo de forma transparente, pois essa etapa visa apenas confirmar informações previamente declaradas e garantir a integridade do processo seletivo.

Motivos para a consulta do diploma pelo RH

Verificação de requisitos da vaga

O RH pode precisar confirmar se o candidato possui a formação exigida no edital do concurso ou na descrição da vaga.

Confirmação de informações fornecidas

O RH pode confirmar as informações de histórico acadêmico fornecidas pelos candidatos.

Análise da experiência profissional

O diploma pode auxiliar na avaliação da experiência profissional do candidato, especialmente se a vaga exige conhecimentos específicos da área de formação.

Prevenção de fraudes

A consulta ao diploma pode ajudar a verificar se o documento apresentado pelo candidato é autêntico e não foi falsificado. 

Como o RH pode consultar o diploma?

Solicitação direta ao candidato

A forma mais comum é solicitar ao candidato que apresente o diploma original ou uma cópia autenticada.

Consulta ao sistema do MEC

O Ministério da Educação (MEC) disponibiliza um sistema online para consulta de diplomas de graduação e pós-graduação.

Consulta ao sistema do CREA/CRM/outros conselhos

Se a vaga exigir registro em conselho profissional, o RH pode consultar o sistema do respectivo conselho para verificar a situação do candidato.

Consulta à instituição de ensino

Em alguns casos, o RH pode entrar em contato diretamente com a instituição de ensino que emitiu o diploma para confirmar a autenticidade do documento. 

A consulta deve ser feita com o consentimento do candidato

O RH deve informar ao candidato sobre a intenção de consultar o diploma e obter sua autorização.

A consulta deve ser limitada ao necessário

O RH deve consultar apenas as informações relevantes para a vaga, evitando acesso a dados pessoais desnecessários.

O RH deve manter a confidencialidade das informações

As informações obtidas através da consulta ao diploma devem ser tratadas com sigilo e não devem ser divulgadas a terceiros

Proporcionalidade e razoabilidade da exigência

Caso um empregado seja dispensado por não apresentar histórico ou diploma exigido e recorra ao Poder Judiciário, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) poderá avaliar se a exigência é compatível com o cargo, por exemplo, cargos de engenheiro, advogado, auditor etc., que dependem de registro profissional e se a medida foi proporcional, ou seja, não pode ser arbitrária ou excessiva, e ainda se estava clara e prevista nas regras da seleção ou contrato.

Boa-fé objetiva e proteção ao trabalhador

A jurisprudência trabalhista costuma aplicar princípios como o da boa-fé objetiva, exigindo transparência das empresas e o princípio da proteção ao trabalhador, sobretudo nos casos em que a exigência não tenha base concreta para a vaga em questão.

Conclusão

O uso do histórico acadêmico como parte do processo de validação educacional reflete a evolução dos métodos de seleção, que cada vez mais buscam identificar o potencial real dos candidatos por meio de evidências concretas. Quando bem utilizado, esse instrumento ajuda a reduzir riscos na contratação, garante maior aderência entre o perfil do candidato e as exigências do cargo, e contribui para processos seletivos mais justos e eficazes. Cabe às empresas aplicar esse recurso de maneira transparente, proporcional e adequada às funções em aberto, sempre respeitando os princípios da boa-fé e evitando excessos que possam configurar práticas discriminatórias. Conheça as soluções Kronoos para validação educacional. Entre em contato com um de nossos especialistas para saber mais!