Como criar uma política de compliance para o setor de compras?
O compliance para o setor de compras envolve a promoção de uma cultura ética, tanto entre os responsáveis pela aquisição quanto nos processos envolvidos. Trata-se de um esforço contínuo para que a transparência e clareza estejam presentes, respeitando a legislação, prevenindo fraudes e protegendo os processos da organização.
Para que o processo de compras seja eficaz, ele deve ser conduzido com total transparência e ser devidamente documentado em todas as etapas, de modo que todos os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades e que as aprovações necessárias sejam seguidas em cada nível hierárquico da empresa.
Desta forma, estabelecer uma política de compliance sólida no setor de compras é fundamental para que a empresa mantenha uma conduta ética, transparente e em conformidade com a legislação e assim minimizar riscos, evitar fraudes e fortalecer a relação com fornecedores e stakeholders.
Neste artigo, vamos apresentar um passo a passo para criar uma política de compliance eficaz para o setor de compras, com foco em práticas de integridade e conformidade com as normas estabelecidas. Acompanhe!
Qual o objetivo de uma política de compliance para o setor de compras?
Um dos principais objetivos de uma política de compliance independentemente de qualquer coisa é atribuir responsabilidades, além de direcionamento e padronização dos processos internos que serão executados para alguma rotina ou setor, neste caso especificamente para o setor de compras.
Vale frisar ainda que o objetivo da padronização de fluxo é evitar a prática de corrupção, fraude, desvio, suborno, facilitar a realização de processos de Due Diligence e de auditoria, uma vez que a política de compras é considerada uma política de alto risco.
Passo a passo para criação de uma política de compliance para o setor de compras
Confira agora um passo a passo para criação de uma política de compliance para o setor de compras empresariais:
- Atribuir responsabilidades: Definir as responsabilidades da área comercial, área de cadastro, área de compras, dentre outras;
- Definir os procedimentos que precisam ser realizados: A cotação dos insumos, por exemplo, serve para evitar favorecimentos além de outros, como Due Diligence, gestão dos objetos comprados, gestão do contrato firmado, avaliação do recebimento dos produtos, do fornecedor, dentre outras ações;
- Definir quais as ações de compliance para esses procedimentos: Por exemplo, proibição de conflito de interesse, presente, benefício, propina, favoritismo, suborno ou qualquer ato ilícito que possa impactar na lisura do processo de compras;
- Definir o papel da Diretoria e dos colaboradores;
- Definir as diretrizes gerais da política em si para: Fornecedores, pagamentos, código de conduta de fornecedor e divulgar amplamente essas diretrizes. Note que colher a assinatura do colaborador ou fornecedor em um termo de ciência para confirmar que recebeu, é uma boa prática ou inserir no próprio código de conduta único;
- Garantir o monitoramento: ou seja, a continuidade da análise de todos os processos de ponta a ponta por meio da auditoria que pode ser esporádica ou por amostragem.
A política de compliance em compras não deve ser estática. Com o tempo, novas regulamentações podem surgir ou novas práticas de mercado podem ser identificadas. Portanto, a política deve ser revisada periodicamente, ajustando-se às mudanças no ambiente regulatório ou nas operações da empresa.
Note que esses passos, permitem que a empresa defina uma política de compliance robusta, que atenda às exigências legais, mas também construa uma cultura organizacional ética e transparente no processo de compras.
Conclusão
Criar uma política de compliance robusta no setor de compras exige atenção aos detalhes, o entendimento das leis aplicáveis e um compromisso verdadeiro com a ética e a transparência por parte dos colaboradores e parceiros. Seguindo este passo a passo, a empresa mitiga riscos legais e financeiros, fortalece sua reputação no mercado e otimiza seus recursos financeiros.
A evolução dos controles de compliance tem reforçado a necessidade do uso da tecnologia para adoção de um programa de integridade bem estruturado e abrangente para evitar problemas legais, multas e danos à reputação e também demonstrar o compromisso da empresa com a ética, a transparência e a responsabilidade social. Conte com as soluções da Kronoos para melhorar a eficácia das políticas de compliance da sua empresa. Converse com nossos especialistas e saiba mais!
