O canal de denúncias desempenha um papel fundamental no ambiente corporativo atual, fornecendo uma plataforma para que funcionários, clientes e outras partes interessadas denunciem irregularidades, violações éticas e comportamentos inadequados. A implementação de um canal de denúncias é considerada uma prática recomendada em termos de conformidade, melhores práticas de governança corporativa e gerenciamento de riscos.

Neste artigo, exploraremos o conceito de canal de denúncias, como ele funciona e em quais circunstâncias se torna obrigatório implementá-lo.

O que é um canal de denúncias?

Canal de denúncias é um mecanismo estabelecido por organizações para receber e processar denúncias de atividades indevidas, como fraude, corrupção, discriminação, assédio, violações de políticas internas e qualquer outra conduta que vá contra os princípios éticos e valores da empresa. É um meio de comunicação confidencial e seguro que permite que denunciantes divulguem informações sem medo de retaliação. Os profissionais da área de compliance normalmente são os responsáveis por receber denúncias e pela condução de processos investigativos originados por elas.

Como o canal de denúncias funciona?

De forma resumida, o canal de denúncias deve receber as comunicações, iniciando um processo investigativo para apuração de irregularidades, preservando a identidade dos denunciantes e fornecendo um feedback sobre a denúncia. Os principais aspectos a se considerar na implementação de um canal de denúncias são os seguintes:

• Meios de acesso ao canal: os canais de denúncias podem ser acessados por meio de diferentes formas, como linhas telefônicas, e-mails, formulários online, caixas de sugestões ou até mesmo aplicativos dedicados. É importante que a organização disponibilize opções acessíveis e seguras para que os denunciantes possam fazer suas denúncias;
  
  
• Garantia de confidencialidade e anonimato: Para garantir a confiança dos denunciantes, é essencial oferecer a opção de anonimato. Isso permite que eles compartilhem informações sem revelar sua identidade. Além disso, é fundamental estabelecer protocolos que assegurem a confidencialidade das informações fornecidas;
  
  
• Processo de recebimento e triagem: as denúncias recebidas devem ser registradas e triadas por uma equipe designada, que avaliará a gravidade das alegações e determinará os próximos passos do processo investigativo;
  
  
• Investigação e resolução: as denúncias substanciais são encaminhadas para a equipe responsável pela investigação. É crucial que haja um processo claro e imparcial para analisar as alegações, coletar evidências e tomar as medidas necessárias para lidar com a situação, o que pode incluir a abertura de investigações internas, aplicação de políticas disciplinares ou até mesmo ações legais;
  
  
• Comunicação e feedback: Durante todo o processo, é essencial manter os denunciantes informados sobre as etapas realizadas e os resultados obtidos. Além disso, as organizações devem considerar a importância de fornecer um mecanismo de feedback aos denunciantes, a fim de demonstrar a seriedade com que lidam com as denúncias.

Quais empresas são obrigadas a ter um canal de denúncias?

Segundo a Lei 14.457/2022, que instituiu o programa Emprega + Mulheres, todas as empresas que contam com Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (CIPA) deve contar com procedimentos que correspondem ao canal de denúncias. Isso pode ser verificado na leitura do inciso II do artigo 23 da Lei.

Da leitura da norma é possível verificar que o legislador descreve um canal de denúncias. Embora a lei tenha tratado especificamente de casos de assédio e violência contra mulheres, os elementos essenciais dos canais de denúncias estão presentes no texto legal, que obriga a empresa a:

• desenvolver procedimentos para acolher e acompanhar denúncias;
• realizar a apuração dos fatos;
• estabelecer diretrizes para tomada de decisão e aplicação das penalidades administrativas aos responsáveis, diretos e indiretos, por assédio sexual e violência, independentemente das persecuções penais cabíveis;
• garantir o anonimato da pessoa denunciante.

Assim, hoje podemos dizer que as empresas que são obrigadas a ter CIPA, ou seja, empresas com mais de 20 funcionários, já são obrigadas a ter um canal de denúncias para os casos de assédio sexual e violência contra mulher. Uma vez criado o meio de comunicação e apuração de irregularidades, é fácil ampliar o rol das questões que serão avaliadas para que contemplem todo o compliance, incluindo também as violações de ética e integridade.

Como implementar um canal de denúncias na empresa?

Implementar um canal de denúncias eficaz requer planejamento cuidadoso e consideração de diversos aspectos, visando integrá-lo ao programa de compliance da empresa. Aqui estão alguns passos importantes a serem seguidos no processo de implementação de um canal de denúncias:

Defina os objetivos e escopo do canal de denúncias

Estabeleça os objetivos específicos que você pretende alcançar com o canal, como a detecção de fraudes, violações éticas ou problemas de conformidade. Determine também quais tipos de denúncias serão abrangidos pelo canal e se haverá algum requisito de elegibilidade. Não se esqueça que as matérias referentes a assédio sexual e violência contra a mulher são obrigatórias!

Desenvolva políticas e procedimentos

Crie políticas e procedimentos claros para orientar o uso do canal de denúncias. Defina o processo de recebimento das denúncias, a triagem, a análise, a investigação e a resolução de problemas. Especifique os prazos para responder às denúncias e para fornecer feedback aos denunciantes.

Garanta a confidencialidade e o anonimato

Assegure que o canal de denúncias permita que os denunciantes relatem problemas de forma confidencial e, se desejado, de forma anônima. Implemente salvaguardas para proteger a identidade dos denunciantes e certifique-se de que apenas as pessoas envolvidas no processo de investigação tenham acesso às informações fornecidas.

Estabeleça múltiplos canais de comunicação

Ofereça diferentes opções para que os denunciantes possam relatar problemas de forma acessível. Isso pode incluir linhas telefônicas, e-mails, formulários online ou até mesmo um aplicativo dedicado. Certifique-se de que esses canais sejam fáceis de usar e estejam disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Treine e conscientize os funcionários

Forneça treinamento adequado aos funcionários sobre a existência do canal de denúncias, como usá-lo e a importância de relatar irregularidades. Promova uma cultura de ética e transparência, destacando que o canal é um recurso valioso para a organização e para a segurança dos colaboradores.

Comunique a existência do canal

Divulgue amplamente a existência do canal de denúncias para os funcionários e partes interessadas. Utilize diferentes meios de comunicação, como intranet, boletins informativos, cartazes e reuniões para garantir que todos estejam cientes do canal e saibam como utilizá-lo.

Estabeleça um processo de investigação

Crie um processo estruturado para lidar com as denúncias recebidas. Designe uma equipe responsável pela triagem, análise e investigação das denúncias. Certifique-se de que as investigações sejam realizadas de forma imparcial, objetiva e completa.

Tome medidas corretivas

Caso as denúncias sejam confirmadas, tome medidas corretivas apropriadas. Isso pode envolver ações disciplinares, revisão de políticas internas, melhorias nos processos ou até mesmo o envolvimento das autoridades competentes, dependendo da gravidade da infração.

Monitore e avalie o canal de denúncias

Implemente um sistema de monitoramento contínuo para avaliar a eficácia do canal. Obter a avaliação da experiência dos envolvidos em procedimentos é uma opção interessante para colher dados sobre pontos de melhoria do processo.

O canal de denúncias desempenha um papel de destaque na promoção da transparência, ética e conformidade nas organizações. Os canais fornecem um meio confidencial e seguro para que denunciantes relatem atividades indevidas, ajudando a detectar problemas internos, prevenir fraudes, proteger funcionários e aprimorar a cultura organizacional.

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