Quais são as 4 certidões negativas?
Você sabe quais são as 4 certidões negativas? A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um instrumento de validação fiscal exigido em diferentes etapas da rotina empresarial. Sua apresentação é condição para transações com o setor público, acesso a linhas de crédito, participação em processos de auditoria e estruturação de operações societárias. A ausência desse documento gera consequências negativas como a interrupção de negociações estratégicas e gera comprometimento da imagem institucional.
As empresas que atuam com contratos públicos, buscam financiamento ou passam por auditorias precisam apresentar provas formais de conformidade fiscal, trabalhista e tributária. Dentre os documentos exigidos com maior frequência estão quatro certidões negativas: a de Tributos Federais e Dívida Ativa da União (CND), a de Débitos Trabalhistas (CNDT), a Estadual e a Municipal. Cada uma atesta a regularidade da empresa em diferentes esferas — federal, estadual, municipal e trabalhista — e sua ausência pode comprometer transações estratégicas, limitar acesso a crédito ou gerar impedimentos jurídicos. Neste texto, analisamos a função de cada certidão, os contextos em que são exigidas e os riscos objetivos associados à ausência de regularidade documental.
Afinal, quais são as 4 certidões negativas?
As quatro principais certidões negativas mais comumente exigidas em processos licitatórios, operações societárias ou transações comerciais no Brasil são:
- Certidão Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (CND)
Emitida pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), comprova a regularidade fiscal da empresa ou pessoa física com a União.
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), atesta que a empresa não possui débitos decorrentes de condenações em processos trabalhistas ou acordos não cumpridos.
- Certidão Negativa de Débitos Estaduais
Emitida pela Secretaria da Fazenda do Estado, comprova que não há pendências fiscais com o governo estadual, como ICMS e outros tributos estaduais.
- Certidão Negativa de Débitos Municipais
Emitida pela prefeitura ou secretaria de finanças do município, indica ausência de débitos com tributos municipais, como IPTU, ISS e taxas diversas.
As certidões acima mencionadas são exigidas para comprovar a regularidade fiscal e trabalhista, especialmente em processos de contratação pública, financiamentos e auditorias.
Qual o valor para tirar a CND?
A obtenção da Certidão Negativa de Débitos (CND) junto à Receita Federal é totalmente gratuita, tanto para pessoa física quanto jurídica, desde que não existam pendências fiscais.
Qual o prazo para tirar CND?
O prazo legal máximo é de até 10 dias corridos.
Qual a validade da CND?
O documento vale por 180 dias aguardando uso para comprovação fiscal.
Como emitir a CND?
Segue abaixo o passo a passo para emissão da CND da Receita Federal:
- Acesse o portal da Receita Federal — “Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União”;
- Informe seu CPF (ou CNPJ);
- Se não houver pendências, a certidão será gerada para download imediato em PDF.
Para que serve a CND?
A CND (Certidão Negativa de Débitos) serve para comprovar que uma pessoa física ou jurídica não possui pendências com a Receita Federal e com a Dívida Ativa da União. Em outras palavras, ela atesta que o contribuinte está em dia com suas obrigações fiscais federais.
Em que situações a CND é exigida?
- Participação em licitações públicas;
- Obtenção de financiamentos e créditos bancários;
- Renovação de contratos com órgãos públicos;
- Processos de venda, fusão ou cisão de empresas;
- Regularização de imóveis ou patrimônio;
- Transferência de quotas ou ações de empresas.
A CND é obrigatória em diversas situações. Além disso, pode ser substituída por uma certidão positiva com efeitos de negativa, caso existam débitos parcelados ou garantidos judicialmente.
Quem deve tirar a CND?
A CND (Certidão Negativa de Débitos) deve ser emitida por qualquer pessoa física ou jurídica que precise comprovar que está regular com a Receita Federal e a Dívida Ativa da União. Em geral, são três os principais perfis que precisam tirá-la:
Empresas
Obrigatório para participar de licitações, fechar contratos com o poder público, obter financiamentos, fazer alterações societárias ou comprovar regularidade em auditorias.
Pessoas físicas
Necessária em casos como inventários, obtenção de cidadania estrangeira, financiamentos ou regularização de imóveis. Também pode ser exigida quando a pessoa atua como autônomo ou microempreendedor.
Entidades sem fins lucrativos
Devem apresentar a CND para manter isenções tributárias e firmar convênios com órgãos públicos.
Ou seja, qualquer pessoa ou organização que tenha obrigações tributárias federais — e precise provar que não tem dívidas com a União — pode e deve tirar a CND quando for exigido.
Por que a CND é importante para as empresas?
A CND é importante para as empresas porque funciona como um comprovante de regularidade fiscal perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Sem esse documento, muitas operações estratégicas ficam simplesmente inviáveis.
Logo, as empresas que não apresentam a CND podem ser impedidas de participar de licitações públicas, ter financiamentos negados, perder contratos ou enfrentar dificuldades em processos societários, como fusões ou vendas. Além disso, a ausência da certidão pode levantar suspeitas em auditorias, afastar investidores e prejudicar a reputação da organização no mercado.
Pelas razões acima, manter a CND válida significa que a empresa está em conformidade com suas obrigações fiscais federais e é um sinal claro de gestão responsável e regularidade jurídica. Assim, é um documento que abre portas e evita entraves legais e comerciais.
Por que é importante contar com uma ferramenta que facilita o acesso à CND?
O uso de uma ferramenta específica facilita o acesso à CND funcionando como uma estratégica para ganhar agilidade, reduzir a dependência de processos manuais e descentralizados, ter respostas rápidas em auditorias e contratos, e permitir que áreas críticas atuem com dados precisos. Logo, uma ferramenta que concentra o acesso à CND elimina retrabalho, evita lacunas documentais e expõe pendências com antecedência. Isso permite que a empresa atue com previsibilidade em contratos, auditorias e negociações, sem depender de buscas fragmentadas ou prazos variáveis entre órgãos públicos. Assim, é uma solução que reduz risco, confere precisão à gestão e sustenta decisões com base em dados oficiais.
Conclusão
A gestão eficiente das quatro certidões negativas traz mais segurança e agilidade às operações empresariais. As soluções da Kronoos automatizam a coleta, a validação e a atualização desses documentos, integrando controles essenciais ao fluxo de trabalho. Com essa tecnologia, as empresas reduzem riscos, aceleram processos e mantêm a conformidade. Fale com um de nossos especialistas e saiba mais!
