A integridade corporativa é um ativo não negociável, por esse motivo, a condução de investigações internas é essencial para promover uma cultura de compliance dentro da organização.

As investigações internas, muitas vezes são desencadeadas por denúncias anônimas, auditorias ou indicadores internos, e visam esclarecer questões que vão desde violações de conformidade até práticas antiéticas. Essa é uma ferramenta vital para preservar a integridade, promover a ética e manter os alicerces de uma cultura organizacional saudável.

Neste artigo vamos abordar o conceito, a importância e como conduzir uma investigação interna. Siga com a leitura e fique por dentro deste tema extremamente relevante para as organizações!

O que é uma investigação interna?

A investigação interna consiste em um processo conduzido pela organização para examinar e esclarecer questões internas relacionadas a atividades, comportamentos ou práticas em desacordo com as políticas, regulamentos ou normas da empresa. Esse tipo de investigação é geralmente realizado por uma equipe interna designada, como o departamento de recursos humanos, compliance, gerenciamento de riscos, segurança ou uma equipe especial de investigação.

Conheça agora alguns aspectos chave de uma investigação interna:

• Objetivo específico: Uma investigação interna é iniciada para esclarecer e entender completamente uma situação específica. Isso pode incluir alegações de má conduta, violações de políticas, fraude, assédio, discriminação ou qualquer comportamento que possa impactar negativamente a organização;

• Procedimentos bem-definidos: Antes de iniciar a investigação, é essencial estabelecer procedimentos claros e metodologias para garantir que o processo seja conduzido de maneira consistente e imparcial;

• Coleta de provas: A equipe de investigação coleta evidências relevantes relacionadas à situação em questão. Isso pode incluir documentos, registros, comunicações por e-mail, entrevistas com funcionários e qualquer outra informação pertinente;

• Entrevistas: Entrevistas com as partes envolvidas são frequentemente realizadas para obter uma compreensão abrangente dos eventos. Essas entrevistas podem ser conduzidas de maneira confidencial, dependendo da natureza da investigação;

• Confidencialidade: Em muitos casos, a confidencialidade é crucial para proteger a integridade da investigação e garantir que as pessoas envolvidas possam se expressar livremente sem medo de retaliação;

• Relatório de investigação: Ao final da investigação, é elaborado um relatório detalhado que descreve as descobertas, as provas coletadas e as conclusões. Esse relatório pode servir como base para ações corretivas subsequentes;

• Ações corretivas: Se forem identificadas violações de políticas ou práticas inadequadas, a organização deve tomar medidas corretivas apropriadas. Isso pode incluir disciplina, treinamento adicional, revisão de políticas ou outras ações para prevenir recorrências;

• Comunicação: A comunicação transparente com os funcionários e outras partes interessadas pode ser importante durante e após a investigação para manter a confiança na organização;
  
  

Como conduzir uma investigação interna?

Em primeiro lugar, é importante ressaltar que conduzir uma investigação interna, especialmente no contexto de Compliance e Canal de Denúncias, requer cuidado, imparcialidade e aderência às leis e regulamentações.

Confira agora um passo a passo para conduzir uma investigação corporativa de forma eficaz e legalmente consistente:

1. Estabelecer Protocolos Claros

Tenha políticas claras sobre como os funcionários podem fazer denúncias, incentivando o uso do canal de denúncias e garantindo sua confidencialidade quando possível.

2. Formar uma Equipe de Investigação

Se possível, envolva profissionais especializados em compliance, recursos humanos e, se necessário, consultores jurídicos.

3. Analisar e Documentar a Denúncia

Registre a denúncia de forma precisa e completa, incluindo detalhes relevantes e a fonte da informação.

4. Preservar as Provas

Preserve todas as evidências de maneira segura, seguindo procedimentos que garantam sua integridade e autenticidade.

5. Entrevistas

Realize entrevistas com as partes envolvidas de maneira imparcial, respeitando os direitos dos entrevistados. Considere a possibilidade de entrevistar testemunhas também.

6. Confidencialidade

Proteger os Denunciantes: Garanta a confidencialidade dos denunciantes sempre que possível. Se a denúncia for anônima, respeite o desejo do denunciante.

7. Avaliação Legal

Consulte a equipe jurídica para garantir que a investigação esteja em conformidade com as leis brasileiras, incluindo questões trabalhistas e regulamentações específicas do setor.

8. Relatório de Investigação

Prepare um relatório abrangente que descreva as descobertas, evidências coletadas, entrevistas realizadas e conclusões da investigação.

9. Ações Corretivas

Se forem identificadas violações de compliance, implemente ações corretivas apropriadas, que podem incluir treinamento, revisão de políticas ou medidas disciplinares.

10. Comunicação Transparente:

Comunique os resultados da investigação de maneira transparente e responsável, mantendo a confidencialidade quando necessário.

Por fim, vale frisar que a investigação corporativa deve respeitar as leis trabalhistas, regulamentações específicas do setor e diretrizes de privacidade.

Conclusão

As investigações internas são fundamentais para preservar a integridade da empresa, proteger os direitos dos funcionários e promover uma cultura organizacional saudável. Conte com as soluções tecnológicas da Kronoos em todos os processos de conformidade da sua empresa. Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba mais!