Quais são as 3 fases do Compliance?

Você sabe quais são as 3 fases do Compliance? Um dos pontos chave para o êxito de um Programa de Compliance é entender e executar de forma fidedigna as 3 fases do Compliance.

Embora não haja uma um padrão adotado universalmente para as fases do Compliance, é possível identificar três estágios principais que são comumente considerados na implementação efetiva de programas de Compliance.

Neste artigo, abordaremos quais são as 3 fases do Compliance e porque elas são importantes. Acompanhe!

Afinal, quais são as 3 fases do Compliance?

1. Diagnóstico
   
    
   • Identificação de Riscos: Nesta fase, as organizações realizam uma análise detalhada para identificar os riscos ligados às suas operações, bem como a avaliação de fatores que podem levar a não conformidades legais, regulatórias ou éticas;
     
     
   • Desenvolvimento de Políticas e Procedimentos: Com base na identificação de riscos, as empresas estabelecem políticas e procedimentos internos que visam prevenir violações. Essas políticas definem padrões de conduta e diretrizes voltados para a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis;
     
     
   • Treinamento: Durante esta fase, são implementados programas de treinamento para que os funcionários compreendam as políticas e práticas éticas da empresa, como o objetivo de promover uma cultura de Compliance desde o início;
     
     
2. Implantação
   
    
   • Implementação de controles internos: A fase de implantação envolve a implementação de sistemas de controles internos para acompanhar as práticas organizacionais em relação às políticas estabelecidas, incluindo ferramentas tecnológicas para realização de análises regulares visando identificar possíveis desvios;
     
     
   • Auditorias: Durante esta fase, são conduzidas auditorias internas e para avaliar a eficácia das políticas de Compliance e identificar áreas que necessitam de melhorias;
     
     
   • Canais de Denúncia: Estabelecimento de Canais de Denúncia e comunicação para que os funcionários possam relatar anonimamente qualquer comportamento suspeito ou violação de Compliance.
     
     
3. Investigação
   
    
   • Investigação: Se ocorrer uma violação, esta fase envolve a condução de investigações internas para entender a extensão do problema, e para dar as respostas apropriadas, inclusive com a implementação de ações corretivas para remediar a situação, se necessário;
     
     
   • Aprimoramento: Com base nas lições aprendidas com as violações, as organizações ajustam e aprimoram continuamente seus programas de Compliance, mediante a revisão e atualização das políticas, procedimentos e práticas para fortalecer a resiliência do programa;

Por fim, é importante notar que as 3 fases do Compliance podem se sobrepor e interagir de maneiras complexas, e as organizações adaptam essas fases de acordo com suas necessidades específicas e setores de atuação, porém o objetivo geral é estabelecer um ciclo contínuo de aprimoramento e conformidade dentro da organização.

Como funcionam as etapas do Compliance?

O programa de Compliance é composto 3 por várias etapas básicas, sendo essas essenciais para aplicar um programa personalizado nas empresas: Diagnóstico, Implantação e Investigação. No entanto, cada organização possui peculiaridades e uma cultura única, o que demanda a personalização do programa, não sendo aconselhável replicar um modelo desenvolvido para outra empresa.

Na fase de Diagnóstico, é realizado um mapeamento de riscos e a elaboração de relatórios para identificar as falhas e riscos específicos da empresa. Isso possibilita a customização do programa de Compliance conforme as necessidades da organização. O diagnóstico inclui a análise da documentação da empresa e entrevistas com diversos departamentos, gestores e fornecedores, além de visitas de campo para confirmar as informações obtidas.

A fase de Implantação é o momento em que o programa sai do papel e se torna prático. Isso envolve a criação de uma estrutura de operação do Compliance, com a definição de setores responsáveis e a elaboração de documentos e processos.

O programa é apresentado à equipe, incluindo treinamentos para todos os funcionários e a divulgação do Canal de Denúncias para sensibilizar a equipe sobre a importância do Compliance.

Na etapa de Investigação, que é a última fase, na qual as medidas implementadas são monitoradas para verificar sua eficácia, e em caso de violações e com base nos resultados da investigação, a gestão pode ajustar o programa para atingir o objetivo de minimizar os riscos.

Por fim, seguir as fases do programa de Compliance é fundamental para garantir sua eficácia, promover uma cultura organizacional ética e assegurar que a empresa atue em conformidade com as normas legais e regulatórias.

Conclusão

Vale ressaltar que é impraticável antecipar e evitar todas as situações, tornando, assim, a detecção um elemento essencial. Nesse cenário, a empresa deve ser proativa e corrigir prontamente qualquer desvio identificado. Dessa maneira, os três pilares essenciais se consolidam, são eles: prevenir, detectar e responder.

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