O compliance contratual é mais uma prática de governança que se intensificou após a publicação da Lei Anticorrupção no Brasil. A partir daí, as práticas de gestão de contratos passaram a incorporar políticas de compliance específicas.
Também chamado de governança de contratos, essa prática vem sendo adotada para assegurar maior transparência e segurança nas relações contratuais, contribuindo para manter boas relações com parceiros comerciais.
Neste artigo, abordaremos o conceito de compliance contratual, sua importância, benefícios e muito mais. Acompanhe!
O que é o compliance de contratos?
No âmbito empresarial, os contratos são o alicerce das transações. A governança de contratos é o conjunto de práticas e procedimentos que asseguram que todas as partes envolvidas em um contrato estejam cumprindo suas promessas e obrigações de forma adequada. Isso não apenas mantém a confiança e transparência nas relações comerciais, mas também ajuda a mitigar riscos e a evitar possíveis litígios no futuro.
A política de compliance para contratos envolve diversas ações, a começar pela inclusão de uma cláusula anticorrupção nos contratos celebrados, mas é muito mais amplo do que isso. Ele consiste em um programa de integridade aplicado às relações contratuais.
O compliance de contratos se inicia com a negociação das cláusulas contratuais e se estende até a celebração e acompanhamento da execução do contrato.
Desta forma, o compliance aplicado aos contratos visa proteger os direitos das partes, o cumprimento das obrigações contratuais e das políticas de compliance relacionadas, para assegurar que as negociações estejam em conformidade com as leis, regulamentos e boas práticas do mercado.
Como é realizado o compliance contratual?
A implementação de um programa de compliance para gestão de contratos, passa por duas etapas distintas. Vamos explorar essas etapas em detalhes:
Etapa Pré-contratual
Esta etapa abrange a seleção de fornecedores e as negociações iniciais. Durante esse período, ao buscar a integridade em suas relações contratuais, é essencial realizar uma análise aprofundada do histórico dos fornecedores. Isso inclui avaliar suas práticas comerciais, abordagens de relacionamento com terceiros e, de forma mais ampla, sua integridade ética.
Desta forma, é possível estabelecer uma base sólida para as negociações contratuais. As cláusulas acordadas serão mais eficazes e eficientes, uma vez que os valores e comportamentos de ambas as partes estão em sintonia.
Uma prática recomendada nessa fase é a inclusão da cláusula anticorrupção ou cláusula de compliance em todos os contratos. Ela deve fazer referência à Lei Anticorrupção, garantindo que todas as partes estejam cientes dos requisitos legais e evitem comportamentos que possam caracterizar corrupção ou desvios ilegais.
É recomendado ainda que as empresas, ao elaborarem suas políticas de compliance, também desenvolvam um modelo padrão de cláusula anticorrupção. Além disso, podem criar cláusulas padronizadas para os tipos mais comuns de contratos, como contratos de prestação de serviços, contratos trabalhistas e acordos com parceiros.
Etapa Contratual
A segunda etapa ocorre após a assinatura do contrato, é a etapa contratual propriamente dita, em que a relação entre as partes é oficializada por meio de um instrumento jurídico. Nesse momento, as cláusulas acordadas começam a ter validade e podem ser executadas.
As práticas de compliance entram em ação nessa etapa, com o acompanhamento da execução das cláusulas. Isso inclui assegurar o cumprimento dos prazos estipulados, a entrega dos produtos ou serviços contratados e outros elementos pactuados. Essa supervisão, mantém o alto padrão ético e de integridade tanto no contrato quanto na relação entre as partes envolvidas.
Como fazer a gestão dos contratos?
A gestão de contratos envolve um processo muito bem estruturado para garantir que todos os termos e condições sejam seguidos de maneira adequada ao longo da vigência do contrato. Isso inclui monitoramento constante das tratativas, checagem detalhada de documentação, além de auditorias regulares para verificar a conformidade com os acordos.
O objetivo da gestão de contratos sob a ótica do compliance contratual é minimizar riscos, evitar litígios e garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Isso é particularmente importante em setores regulamentados, como financeiro, saúde, energia, entre outros, onde as consequências de não cumprir contratos podem ser graves, incluindo multas, penalidades e perda de reputação.
Uma boa gestão de contratos inclui as seguintes ações:
- Monitoramento: Acompanhar regularmente as atividades para garantir que todas as partes estejam cumprindo as obrigações contratuais;
- Checagem de documentação: Manter registros detalhados de todas as interações relacionadas ao contrato, incluindo comunicações, alterações e revisões;
- Auditorias: Realizar auditorias periódicas para verificar a conformidade com os termos do contrato e a legislação relevante;
- Resolução de Conflitos: Estabelecer procedimentos para lidar com disputas ou descumprimentos contratuais e buscar soluções amigáveis;
- Gestão de Riscos: Identificar riscos potenciais associados ao contrato e implementar medidas para mitigá-los;
- Atualização: Manter-se atualizado sobre as mudanças nas leis e regulamentos que possam afetar os termos do contrato e a conformidade;
Qual é a importância do compliance contratual para as empresas?
O compliance contratual é fundamental para garantir que as partes envolvidas em um contrato cumpram suas obrigações de acordo com os termos acordados e com as leis e regulamentos relevantes, promovendo a transparência, a integridade e a confiança nas relações comerciais. Ele traz para as empresas diversos benefícios, confira agora alguns deles:
- Observância dos critérios de Service Level Agreement (SLA);
- Cumprimento do ordenamento jurídico que rege a celebração de contratos, sobretudo com o poder público;
- Monitoramento de todas as negociações realizadas;
- Melhoria da comunicação com fornecedores e parceiros durante a etapa contratual;
- Maior controle dos prazos contratuais.
Conclusão
A governança de contratos, combinada à gestão adequada, é vital para garantir o cumprimento dos acordos e a manutenção de relações comerciais saudáveis. Ela consiste em um pilar fundamental para manter as operações comerciais em sincronia.
Através da governança de contratos, empresas podem estabelecer processos robustos para garantir que todas as partes cumpram seus compromissos e responsabilidades evitando o descumprimento da Lei Anticorrupção e garantindo participação bem sucedida em licitações públicas.
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