A auditoria de conformidade legal envolve uma análise detalhada das práticas empresariais, políticas internas e documentação pertinente, com o objetivo de identificar possíveis riscos e não conformidades que possam levar a aplicação de penalidades legais ou danos à reputação da organização.

Durante a auditoria, os especialistas irão revisar os contratos, os procedimentos operacionais, as licenças, as autorizações, e outros aspectos jurídicos que a empresa deve estar em conformidade. Outro ponto a ser avaliado é se a empresa está atualizada em relação a mudanças na legislação que possam impactar suas operações. No entanto, importância desse processo não está apenas em evitar penalidades, mas na adequação de todos os processos empresariais para ter mais fluidez e melhorar os resultados do negócio sem deixar de lado o monitoramento da conformidade, é claro.

Logo, quando pensamos em riscos, a auditoria de conformidade legal contribui para o aprimoramento dos processos internos, e na identificação de setores que necessitam de ajustes. Neste artigo, falaremos da sobre o que é e como funciona a auditoria de conformidade. Siga com a leitura e saiba mais!

O que é auditoria de conformidade legal?

A auditoria de conformidade legal, também conhecida como auditoria de "compliance", é um processo interno das organizações que visa verificar se as atividades internas estão em conformidade com a legislação aplicável em sentido amplo, incluindo contratos outras normas. Essa avaliação envolve diversas áreas, como legislações trabalhistas, ambientais, tributárias, proteção de dados, e saúde e segurança ocupacional.

Como funciona a auditoria de conformidade legal?

Primeiramente, vale frisar que o propósito central da auditoria é identificar possíveis não conformidades ou infrações legais, permitindo que a empresa tome as providências necessárias para corrigir essas questões. Esse processo ajuda a evitar litígios, proteger a reputação da organização e demonstrar transparência e responsabilidade para com clientes, fornecedores, acionistas e autoridades reguladoras.

Durante a auditoria, são conduzidas entrevistas com os funcionários e analisados documentos, registros, políticas e procedimentos operacionais para assegurar que estejam de acordo com a legislação vigente.

Para alcançar o resultado esperado, é fundamental realizar um levantamento detalhado das normas e requisitos legais que se aplicam à organização. A auditoria deve ser realizada por profissionais qualificados e independentes, que podem ser auditores internos ou externos com experiência nas leis e regulamentos aplicáveis. Ao final, é elaborado um relatório detalhando as descobertas e recomendações, inclusive medidas corretivas para resolver as não conformidades e sugestões para aprimorar os processos internos.

Embora não haja um intervalo fixo para a realização da auditoria, é recomendável que seja feita, no mínimo, uma vez por ano, devido às constantes mudanças na legislação.

Confira agora o passo a passo do funcionamento da auditoria de conformidade legal

Planejamento

A auditoria começa com o planejamento detalhado. A empresa e a equipe de auditoria definem os objetivos, a metodologia, o escopo e o cronograma da auditoria. Nessa fase, também é identificado o time de trabalho e quais áreas da empresa serão auditadas e quais documentos e registros serão necessários.

Requisitos Legais

É realizado um levantamento dos requisitos legais aplicáveis à empresa, como leis trabalhistas, ambientais, tributárias, de proteção de dados, entre outras aplicáveis à empresa.

Revisão de Documentos

A equipe de auditoria revisa a documentação relacionados à conformidade, como políticas internas, procedimentos operacionais, contratos e relatórios anteriores. Essa análise visa verificar se os processos e registros estão alinhados com os requisitos legais.

Entrevistas

São realizadas entrevistas com funcionários e inspeções nas áreas operacionais da empresa. Essas entrevistas ajudam a entender como os processos são executados na prática e se há conhecimento adequado das obrigações legais.

Avaliação

A equipe de auditoria analisa as informações coletadas para identificar possíveis não conformidades e falhas nos processos.

Não conformidades

As falhas e não conformidades identificadas são documentadas. A auditoria identificará problemas como falta de documentação, processos inadequados ou descumprimento de regulamentações específicas.

Recomendações

A equipe de auditoria elabora um relatório com as conclusões e recomendações para corrigir as não conformidades encontradas.

Implementação

Após a auditoria, a empresa recebe um feedback sobre os resultados. A organização deve implementar as ações corretivas sugeridas no relatório e ajustar seus processos e procedimentos conforme necessário.

Por fim, vale frisar que é essencial monitorar regularmente as mudanças na legislação e ajustar as práticas da empresa para que permaneçam em conformidade.

Conclusão

A auditoria proporciona uma avaliação detalhada da conformidade da empresa, analisando como os requisitos legais são identificados, monitorados e atendidos. Isso permite criar um plano de ação para corrigir falhas e comprova o comprometimento da empresa com suas obrigações legais.

Assim, identificar e corrigir não conformidades antes que se tornem problemas maiores ajuda a evitar penalidades e danos operacionais, pois a auditoria de conformidade detecta riscos legais potenciais e permite à empresa se ajustar antes de enfrentar consequências mais severas. Conheça a plataforma Kronoos, a plataforma de compliance mais completa do mercado e realize auditorias de maneira simplificada e reduza custos. Entre em contato conosco e saiba mais sobre nossas soluções!