Os sistemas de integridade das organizações estão cada vez mais complexos para abranger a gama imensa de situações em que comportamentos de colaboradores e parceiros podem colocar em risco a imagem e reputação da empresa, além de causar sérios prejuízos de ordem financeira, por isso é indispensável entender quais são as melhores práticas a serem adotadas.
Desse modo, o primeiro passo para criação de um sistema de integridade é entender quais comportamentos a organização espera de seus colaboradores e demais stakeholders para então disseminar esse conhecimento fortalecendo a cultura de compliance na forma de melhores práticas do sistema de integridade a serem adotadas.
As práticas do sistema de integridade devem ser criadas de acordo com a legislação e outras regulamentações aplicáveis ao setor, mas algumas podem ser consideradas como padrão, para que a empresa possa mitigar os riscos de desconformidades, práticas ilegais ou não recomendadas.
Uma prática recomendada, por exemplo, é que as empresas adotem uma definição abrangente de agente público em suas políticas de conformidade. Essa definição deve englobar não apenas aqueles que exercem funções públicas, mesmo que de forma temporária ou não remunerada, por meio de eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de vinculação, incluindo mandatos, cargos, empregos ou funções, mas também colaboradores de empresas públicas, sociedades de economia mista, fundações públicas, autarquias e candidatos a cargos públicos, além de membros de partidos políticos, seus familiares próximos, ex-colaboradores e indivíduos que tenham ocupado cargos políticos relevantes no passado.
Desse modo, os ex-agentes públicos somente devem ser contratados pelo setor privado em conformidade com as regulamentações das instituições nas quais atuaram, com ênfase nas restrições impostas pelo sistema de integridade. Antes de iniciar qualquer conversa sobre possíveis contratações de ex-agentes públicos, é aconselhável que os departamentos jurídicos e de recursos humanos das empresas realizem consultas e forneçam o suporte necessário, principalmente quando a empresa contratante tiver se envolvido, ou estiver envolvida, em cooperação com esses ex-agentes públicos.
Siga com a leitura para entender de maneira mais ampla quais as melhores práticas de um sistema de integridade.
Conforme mencionado inicialmente, embora as peculiaridades de cada organização precisem ser consideradas, há algumas práticas que podem ser adotadas de maneira ampla por qualquer organização. Confira a seguir algumas delas:
As empresas devem estabelecer políticas claras sobre a aceitação e oferta de presentes, brindes e hospitalidade, garantindo que essas práticas não levem a conflitos de interesse ou corrupções. As melhores práticas incluem limites financeiros definidos, a proibição de presentes de valor elevado e a exigência de registros detalhados de qualquer presente ou benefício recebido ou oferecido.
É fundamental que as empresas adotem práticas transparentes e éticas ao interagir com órgãos públicos. Isso envolve a proibição de pagamentos ou benefícios ilegais a funcionários públicos e a implementação de processos de compliance para garantir que todas as interações sejam registradas e auditadas, conforme as leis de anticorrupção.
Para mitigar conflitos de interesse, as empresas devem adotar políticas que exijam que os colaboradores declarem potenciais conflitos antes de tomarem decisões comerciais importantes. As práticas recomendadas incluem treinamentos sobre como identificar e lidar com conflitos de interesse, além de ter um processo claro para a resolução desses casos.
O processo de due diligence deve ser adotado de forma rigorosa ao selecionar fornecedores, parceiros comerciais ou ao realizar fusões e aquisições. Isso envolve verificar a integridade e a conformidade dos parceiros com as leis e regulamentos aplicáveis, para evitar associar-se a entidades com práticas ilegais ou antiéticas.
Na contratação de intermediários, como consultores ou representantes, as empresas devem realizar verificações adequadas para garantir que esses profissionais não envolvam a organização em práticas ilegais, como subornos ou corrupção. As melhores práticas incluem a formalização de contratos detalhados, a exigência de relatórios regulares e a revisão das ações desses intermediários.
As empresas precisam garantir que seus sistemas de integridade cumpram as legislações internacionais de sanções, combate ao terrorismo e prevenção à lavagem de dinheiro. Isso envolve a implementação de políticas de KYC (Conheça Seu Cliente), monitoramento constante de transações financeiras e treinamentos regulares para os colaboradores sobre essas práticas.
As práticas de responsabilidade social devem fazer parte do sistema de integridade da empresa, incluindo ações que contribuam tanto para a sociedade, quanto para o meio ambiente. As melhores práticas incluem o apoio a projetos sociais, a redução de impactos ambientais e o investimento em iniciativas que promovam o bem-estar das comunidades.
A proteção dos direitos humanos deve ser central na gestão de integridade, o que inclui garantir que as operações da empresa não envolvam práticas de exploração, discriminação ou violação de direitos. As melhores práticas incluem a implementação de políticas antidiscriminação, a promoção da inclusão e a realização de auditorias para garantir o cumprimento das normas internacionais de direitos humanos.
Uma abordagem de diversidade, equidade e inclusão (DEI) eficaz é essencial em qualquer sistema de integridade. As práticas recomendadas incluem a criação de programas que promovam a inclusão de grupos sub-representados, a realização de treinamentos sobre preconceitos inconscientes e a implementação de metas para equilibrar a representatividade dentro da empresa.
As empresas devem implementar sistemas para garantir a conformidade com as normas de saúde, segurança e meio ambiente, mitigando riscos para colaboradores e o ambiente. As melhores práticas incluem auditorias de segurança, treinamentos contínuos e o uso de tecnologias para monitorar e melhorar as condições de trabalho e os impactos ambientais.
A auditoria regular dos sistemas de integridade é essencial para garantir sua eficácia. As melhores práticas incluem auditorias internas e externas, com relatórios claros e recomendações para aprimorar os processos. Essas auditorias devem ser independentes e realizadas de forma periódica para detectar falhas ou não conformidades.
A empresa deve ter canais de denúncia acessíveis e protegidos, permitindo que funcionários e terceiros relatem comportamentos antiéticos ou ilegais de forma confidencial e sem medo de retaliação. As melhores práticas incluem garantir que os canais sejam operacionais 24/7, auditáveis e que haja feedback claro sobre as denúncias.
As empresas devem estabelecer políticas rigorosas para evitar práticas que infrinjam as leis de defesa da concorrência, como cartéis ou manipulação de preços. As melhores práticas incluem treinamentos regulares sobre as leis antitruste, auditorias internas e medidas de monitoramento de atividades comerciais que possam representar riscos.
A disseminação da cultura de compliance deve ser realizada de forma contínua e integrada às operações da empresa. As melhores práticas incluem treinamentos periódicos para todos os colaboradores, desde a alta gestão até a linha de frente, além de ferramentas de comunicação interna que reforcem a importância da conformidade.
Gerenciar adequadamente as informações sensíveis e dados internos é uma prática essencial para garantir a integridade organizacional. As melhores práticas incluem a implementação de políticas claras sobre o acesso e o uso de dados, além de ferramentas tecnológicas para garantir a segurança e o sigilo das informações.
As empresas devem garantir que protejam os dados pessoais de seus clientes, funcionários e parceiros, conforme as legislações de proteção de dados, como a LGPD no Brasil. As melhores práticas incluem a implementação de sistemas de segurança da informação, auditorias regulares e treinamentos contínuos sobre o uso e a proteção dos dados.
As doações e patrocínios devem ser feitos de forma transparente, sem vínculos que possam gerar conflitos de interesse ou serem usados para influenciar decisões. As melhores práticas incluem a criação de um comitê para aprovar doações, a definição de critérios claros e a realização de auditorias para garantir a conformidade com as políticas estabelecidas.
A integração dessas práticas ajudam as empresas a fortalecer seu sistema de integridade e garantir a conformidade com as normas legais e éticas, promovendo um ambiente corporativo mais transparente e responsável.
Nos sistemas de integridade, é necessário estabelecer uma política de monitoramento contínuo para atender ao dinamismo do mercado e realizar as adaptações das práticas adotadas às mudanças legislativas, regulatórias e até mesmo operacionais. Essa prática permite identificar e corrigir rapidamente falhas nos processos, mitigar riscos de não conformidade e garantir que as ações da empresa estejam sempre alinhadas aos princípios de ética e integridade. Além disso, o monitoramento contínuo facilita a detecção precoce de comportamentos inadequados, assegura que as políticas de compliance sejam eficazes e oferece informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas. A transparência no processo de monitoramento também fortalece a cultura organizacional, incentivando o compromisso de todos os colaboradores com as diretrizes do programa.
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