Sua empresa sabe quais certidões são exigidas em licitações? A regularidade documental ainda é uma das principais barreiras nos processos licitatórios. Há muitas empresas com estrutura sólida, equipe qualificada e preços competitivos que não conseguem ter acesso ao processo licitatório por conta de uma certidão vencida ou de uma pendência não resolvida. O número de interessados cresce a cada ano, mas a exigência legal segue rigorosa: participar de uma licitação significa, antes de tudo, estar juridicamente em ordem.
Em 2024, o cenário das licitações no Brasil apresenta números que reforçam a importância de uma boa preparação documental por parte das empresas. Atualmente, mais de 700 mil fornecedores estão habilitados no Compras.gov.br, e 71,9% dos municípios brasileiros (cerca de 4.000) utilizam o sistema, que realiza em média 42 pregões por dia.
No entanto, a competitividade esbarra em um obstáculo comum, qual seja, a irregularidade fiscal constante. Uma pesquisa realizada pela FGV-SP mostra que 86% das empresas brasileiras têm pelo menos uma pendência ativa (fiscal, trabalhista ou previdenciária), o que não raramente inviabiliza sua participação em certames por falta de certidões negativas. Na esfera trabalhista, mais de 93% dos devedores trabalhistas estão impedidos de participar de licitações por não possuírem a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).
Os dados citados acima revelam uma tensão permanente entre o potencial de mercado e a realidade da burocracia, que impede empresas aptas a de participarem do certame licitatório. Diante desse cenário, é muito importante compreender quais certidões são exigidas (fiscais, trabalhistas, tributárias, trabalhistas, jurídicas e técnicas) para adotar uma estratégia mais assertiva e competitiva.
No presente texto, trataremos sobre quais certidões são exigidas em licitações e responderemos as dúvidas mais frequentes sobre o assunto.
Nos processos licitatórios, as certidões exigidas visam comprovar a regularidade jurídica, fiscal, trabalhista e, em alguns casos, técnica da empresa participante. A Lei nº 14.133/2021 (nova Lei de Licitações) estabelece os documentos mínimos, mas o edital pode especificar outros. Em geral, exigem-se:
A exigência exata depende do objeto e do tipo de licitação. Órgãos públicos também podem utilizar o SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores), onde parte dessas certidões já é armazenada eletronicamente.
Não existe um único “documento mais importante” em uma licitação, porque a ausência de qualquer um dos exigidos pode levar à inabilitação imediata. No entanto, alguns se destacam por estarem entre os mais recorrentes na fase de habilitação e por causarem desclassificações frequentes quando estão irregulares. Entre eles:
A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) costuma ser apontada como um dos documentos mais críticos. Prevista pelo artigo 29, inciso V, da Lei nº 8.666/1993 (ainda aplicada em casos não abrangidos pela nova Lei nº 14.133/2021), e mantida como obrigatória na nova legislação, sua ausência impede a contratação com o poder público. O Tribunal Superior do Trabalho estima que mais de 90% dos devedores trabalhistas ativos ficam impedidos de participar de licitações por conta desse único documento.
Outro documento frequentemente decisivo é a certidão conjunta da Receita Federal com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, que comprova a regularidade fiscal e a inexistência de dívida ativa. Qualquer restrição nesse documento também bloqueia a habilitação, especialmente em contratos com valores mais altos.
Na prática, o documento mais importante será sempre aquele que estiver faltando ou irregular. A consistência documental é o que sustenta a participação e a continuidade no processo licitatório.
O Certificado de Registro Cadastral (CRC) é um documento emitido por órgãos e entidades públicas que comprova que a empresa já apresentou previamente os documentos exigidos para participar de licitações. Ele funciona como uma espécie de atestado de habilitação prévia, dispensando o envio repetido de certidões em cada novo edital, desde que estejam dentro do prazo de validade.
Na prática, o CRC resume a qualificação jurídica, fiscal, trabalhista, econômico-financeira e, quando for o caso, técnica da empresa. É comum em sistemas de registro cadastral próprios de alguns estados e municípios, e também no âmbito federal, com o SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores).
A empresa que possui o CRC válido pode, muitas vezes, participar de licitações de forma mais ágil, já que parte da documentação já está homologada no sistema do órgão contratante. No entanto, o uso do certificado depende do que está previsto no edital, se o processo exigir documentos atualizados ou não reconhecer o cadastro anterior, será necessário reapresentar tudo.
Ou seja, o CRC não é obrigatório, mas é estratégico: reduz burocracia, acelera o processo de habilitação e reforça a credibilidade da empresa junto à Administração Pública.
O MEI (Microempreendedor Individual) pode participar de licitações como qualquer outro fornecedor, mas com exigências documentais simplificadas. A Lei Complementar nº 123/2006, que trata do tratamento diferenciado para micro e pequenas empresas, permite ao MEI competir em condições vantajosas, inclusive com prioridade em certas contratações públicas.
A seguir, os principais documentos que o MEI precisa apresentar:
Emitida no site da Receita Federal, comprova que o MEI está formalmente constituído.
Documento que formaliza o enquadramento do empreendedor como MEI.
Afirma que a empresa não utiliza trabalho infantil.
Conforme exigido no edital da licitação.
Como RG e CPF, especialmente quando o edital exige comprovação da identidade do responsável legal.
Vale lembrar que o MEI pode participar de licitações em qualquer esfera (municipal, estadual ou federal), mas precisa observar se a atividade exercida está compatível com o objeto da contratação. Também é comum que o MEI se beneficie da regularização tardia, ou seja, mesmo que não apresente toda a documentação na habilitação, poderá regularizar em até cinco dias úteis, conforme o art. 43 da LC nº 123/2006.
As chamadas "5 CNDs" (Certidões Negativas de Débitos) mais exigidas em processos licitatórios servem para comprovar que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais, previdenciárias, trabalhistas e fundiárias. Embora o termo “5 CND’s” não seja uma classificação oficial, ele é usado na prática para se referir às certidões mais recorrentes. São elas:
Atesta a regularidade com os tributos federais e com a Dívida Ativa da União.
Pode ser positiva com efeitos de negativa (CPEND).
Comprova que a empresa está em dia com os depósitos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Mostra se há ou não débitos decorrentes de condenações na Justiça do Trabalho.
Varia conforme o estado, mas em geral abrange ICMS, IPVA e outras obrigações estaduais.
Emitida nos sites das Secretarias da Fazenda Estaduais.
Abrange tributos como ISS, IPTU e taxas municipais. A exigência depende do local da sede da empresa e do órgão contratante.
As cinco certidões formam a base da comprovação de regularidade da empresa perante o poder público, por isso, a ausência ou vencimento de qualquer uma delas pode levar à inabilitação imediata.
A gestão eficiente das certidões é um requisito indispensável para a participação em licitações. Nesse contexto, as ferramentas Kronoos se destacam ao automatizar o acompanhamento dos documentos, alertando sobre vencimentos e facilitando a atualização em tempo real. Isso reduz riscos de inabilitação, simplifica a rotina administrativa e permite que a empresa foque no que realmente importa: oferecer propostas competitivas e de qualidade. Converse com um de nossos especialistas e saiba mais!